Las políticas de viajes ahorran dinero, pero ¿sirven para algo más que mejorar sus cuentas? ¿Y si sirvieran para mejorar la calidad de vida de sus colaboradores?
Para cualquiera que haya realizado un viaje de negocios, la reserva de viajes y hoteles es una conocida molestia. Desde la perspectiva de las empresas, esto no suele ser mejor. Muchas de ellas todavía operan con políticas obsoletas y el proceso no solo termina siendo complejo y costoso, sino que a menudo resulta de escaso cumplimiento. La investigación muestra que aproximadamente el 80% de las empresas tienen algún tipo de política de viaje formal o escrita, sin embargo, el 45% de los colaboradores piensan que se podría hacer más al respecto. ¿Cuál es entonces el problema de estas políticas fallidas? El experto Sébastien Marchon, CEO de Sodexo Travel and Expense, nos ayuda a identificar tres problemáticas principales.
1. Asegúrese de que su política cumpla con las expectativas y el estilo de vida de los colaboradores de hoy
El mundo es un lugar cada vez más conectado, entonces, ¿por qué los viajes de negocios deberían ser la excepción? Hoy en día, los colaboradores tienen nuevos hábitos y comportamientos, y las políticas de viajes exitosas deberían tenerlos en cuenta. Para muchos de ellos, particularmente los millennials, el límite que separa el trabajo y la vida se ha desvanecido. Es más, lo que solía ser un viaje relacionado de negocios o de ocio se ha fusionado para convertirse en un viaje conocido como “bleisure". Por ejemplo, a los colaboradores les gusta aprovechar una escapada de fin de semana para explorar una ciudad o un país después de una conferencia realizada durante la semana. Un estudio también mostró que a dos de cada cinco millennials les gustaría llevar con ellos a un cónyuge o un miembro de su familia a sus viajes de negocios. Cuando las empresas elaboran sus políticas de viaje, la flexibilidad para permitir este tipo de ventajas es esencial.
La idea de flexibilidad también se extiende a los jugadores independientes que ingresan al mercado, como AirBnb y Uber. "Las políticas de viaje tienden a ser muy rígidas", dice Sébastien Marchon, y agrega: "Pero las empresas necesitan adaptarse, combinando soluciones corporativas existentes con soluciones privadas cotidianas a las que sus colaboradores ya están acostumbrados".
2. Comunique los beneficios de manera eficaz
Que una política de viajes sea exitosa, o no, depende en gran medida de la forma en que las compañías se comunican con sus colaboradores. "Las políticas tradicionales intentaron cubrir la mayor cantidad posible de temas y terminaron siendo documentos largos y tediosos que nadie se tomó el tiempo de leer", dice Marchon. Para él, "la comunicación necesita resumir los puntos más importantes en una página o menos. Por otro lado, las herramientas electrónicas pueden cubrir la política de viajes en detalle”.
Las empresas, por su parte, también pueden dejar de pensar un poco en “las cuentas”, eliminando algunas de las reglas. “A la gente no le gustan las reglas”, dice Marchon. "En lugar de anunciar que los colaboradores deben viajar en clase económica o alojarse en hoteles de 3 estrellas, las empresas simplemente pueden configurar herramientas internas para mostrar únicamente las opciones y los proveedores previamente aprobados. Esta es una forma más sutil de controlar los costos y garantizar el cumplimiento, y al final es mucho más eficiente y mejor percibida", agrega.
Si bien el control de costos es, por supuesto, un criterio clave, las empresas necesitan comunicarse sobre los numerosos beneficios adicionales de una política de viajes. Los estudios muestran que casi todos los colaboradores, el 96,6%, creen que las políticas de viaje tienen el único propósito de controlar el costo y otro 79% cree que las empresas priorizan ahorrar tiempo y dinero por sobre su bienestar. Los empleadores pueden impulsar el cumplimiento haciendo hincapié en los beneficios, como, por ejemplo, la mejora de la seguridad. "Desafortunadamente, vivimos en tiempos más riesgosos", dice Marchon. "En el caso de un incidente importante, las empresas que saben dónde están alojados los colaboradores que viajan pueden verificar rápidamente su seguridad y su bienestar. Además, las opciones preaprobadas también permiten a las empresas verificar que los alojamientos estén ubicados en una zona segura de la ciudad y que los hoteles cumplan con un cierto nivel de requisitos de seguridad”, concluye.
3. Ofrezca una verdadera política integral que incite a los colaboradores a cumplirla.
Una cosa es implementar una gran política y otra, completamente distinta, es contar con una solución que los viajeros realmente utilicen. "Muchas soluciones Travel & Expense no son fáciles de usar, no son compatibles con los móviles, no muestran fotos ni la información de ubicación que esperamos como consumidores. En resumen, estas herramientas piden demasiado de los colaboradores”, afirma Marchon. Como resultado, a la hora de reservar alojamiento, solo el 50% de los colaboradores pasa por los canales aprobados. En cambio, si las herramientas son atractivas, fáciles de usar y en realidad simplifican los inconvenientes comunes de los viajes, las empresas verán un aumento en el uso y el cumplimiento, ahorrando dinero y ofreciendo a sus colaboradores una mejor experiencia general.
"En Sodexo, estamos lanzando una nueva solución integral", dice Marchon. Esta plataforma optimizada para dispositivos móviles cubre toda la cadena de valor y optimiza la experiencia del usuario desde el momento en que comienza a planear su viaje, desde reservar viajes hasta alquilar automóviles y brindando acceso a más de 800.000 hoteles en todo el mundo. El sistema incluso acelera el tedioso proceso de los informes de gastos. "Cuando un colaborador toma un taxi, solo necesita tomar una foto del recibo y la plataforma se encarga del resto", explica Marchon.
En resumen, las empresas no deberían subestimar la importancia de brindar una experiencia de usuario moderna y fluida. Viajar es doloroso y agotador. Por eso, el objetivo de una política de viajes es facilitar la vida diaria de los colaboradores al proporcionarles contenido relevante y soluciones fáciles de usar. Si logramos hacerlo, no solo aumentaremos el cumplimiento, sino que también mejoraremos la calidad de vida de nuestros viajeros, lo que redundará en compromiso y rendimiento.
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