El 69% de los ejecutivos de finanzas senior piensa que sus empresas se verían beneficiadas con un mejor control de los viajes y los gastos. Sodexo Servicios de Beneficios e Incentivos les muestra cómo lograrlo.
La tecnología está cambiando nuestra manera de trabajar, tanto para los colaboradores como para los directores financieros. Y no se trata solamente de reemplazar el papel por un equivalente digital. La tecnología abre nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia y la productividad en un momento en que los viajes y los gastos se vuelven, para muchas empresas, cada vez más difíciles de gestionar.
La combinación de diferentes procedimientos, regulaciones y socios añade más complejidad que simplicidad a la tarea de la movilidad empresarial.
Pero, gracias a la alta tecnología, los procesos de gestión de gastos se están extendiendo cada vez más entre los colaboradores bajo la forma de aplicaciones móviles y web. No hace mucho, un dispositivo móvil era tan solo una puerta de
entrada a un sitio web estándar. Actualmente, esos sitios web están diseñados para el acceso móvil desde el principio, lo que los hace mucho más fáciles de navegar. Mejor aún, las plataformas líderes ahora ofrecen acceso sin interrupciones a sus diferentes asociados de beneficios e incentivos. Para los colaboradores significa que la dificultad de crear contraseñas para una gran cantidad de micrositios es cosa del pasado.
Los beneficios de ser móvil
Las ventajas prácticas de estas plataformas son claras. Las aplicaciones móviles nunca cierran al final de la jornada laboral y les dan a los colaboradores la posibilidad de administrar sus gastos en tiempo real y cuando lo desean. Actualmente, la inteligencia artificial permite que las empresas adapten los paquetes de contabilidad individualmente para cada colaborador, de acuerdo con su perfil personal.
Al mismo tiempo, si bien la tecnología ayuda al personal, puede ser aún más valiosa para los ejecutivos de la compañía, particularmente para los directores financieros. Al desarrollarse nuevas plataformas y herramientas, la supervisión financiera puede convertirse en un proceso mucho más eficiente. No solo aumenta la productividad en el departamento de finanzas, sino que, además, los directores financieros también tienen una visibilidad más clara del costo de ejecutar sus programas para los colaboradores.
A su vez, esto también los ayuda a tomar decisiones más informadas a nivel estratégico. De hecho, la investigación realizada por CFO Research y American Express determinó que el 69% de los ejecutivos financieros senior cree que sus empresas se beneficiarían al contar con un mejor control sobre los viajes y los gastos. Es precisamente de esta manera que Sodexo emplea la tecnología para apoyar tanto a los directores financieros como a los colaboradores: A través de Xpenditure y Maya, dos herramientas digitales que ayudan a sus clientes a gestionar la organización y los gastos de viaje de manera más eficiente.
Más control con Xpenditure
La aplicación Xpenditure utiliza la cámara del teléfono inteligente para capturar los detalles de un recibo de gastos y hacer que se envíe automáticamente la solicitud de reembolso. Con informes en tiempo real y un enlace a los sistemas de contabilidad corporativa, esta es una poderosa herramienta para directores financieros y una gran ayuda para los colaboradores.
"Para nosotros, es muy importante innovar constantemente nuestros procesos y herramientas, reducir la administración y aumentar la eficiencia", dice Cindy Peeters, Directora Financiera de Deloitte Belgium. "Gracias a Xpenditure sabemos más rápido cuánto gastamos en un determinado proyecto o cliente.
Además, obtenemos información sobre una gran parte de los gastos durante el mismo mes, por lo que podemos comenzar inmediatamente a controlar y procesar esa parte. Esto reduce significativamente la cantidad de trabajo que se debe hacer al final de cada mes”, agrega.
Más allá de su contribución a la gestión de gastos, la herramienta también se inscribe en una tendencia tecnológica más grande. "Queremos que el departamento financiero no tenga papel", dice Jan De Raeymaeker, Director Financiero de Brussels Airlines, que utiliza Xpenditure. "Por ejemplo, ahora recibimos todas las facturas digitalmente”, comenta, y añade que “eso hace que todos los flujos de negocios dentro de la compañía se vuelvan más fáciles".
Reservaciones más fáciles con Maya
Maya ofrece a sus colaboradores una plataforma de reserva de viajes que combina la facilidad de uso con las políticas de viaje de su compañía. Su base de datos de 700.000 hoteles se puede personalizar para destacar hoteles seleccionados, por estar cerca de la ubicación del cliente o de la compañía o por contar con tarifas de habitaciones especialmente negociadas.
La plataforma también se puede adaptar para hacer que la clase de negocios esté disponible solo para vuelos de larga distancia y para que sea la empresa quien defina lo que se considera larga distancia.
Gracias a sus aplicaciones móviles y web simples y fáciles de usar, Sodexo Servicios de Beneficios e Incentivos ofrece una solución integral para los viajes de negocios que está transformando la experiencia de viajes y gastos. Algo que resulta bueno para los colaboradores, pero que constituye un valor agregado para cualquier departamento de finanzas.
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